Ausschreibungsberatung: Professionelle Unterstützung für erfolgreiche Vergabeverfahren

Einleitung: Warum spezialisierte Ausschreibungsberatung?
Ausschreibungen im Facility Management sind komplexe Verfahren, die bei fehlender Erfahrung schnell zu rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken führen können. Eine professionelle Ausschreibungsberatung unterstützt öffentliche und gemeinnützige Betriebe dabei, Vergabeverfahren rechtssicher, wirtschaftlich und effizient durchzuführen.

Was umfasst eine ganzheitliche Ausschreibungsberatung?

Strategische Vorbereitung
Bevor das Vergabeverfahren startet, helfen wir bei der Klärung grundlegender Fragen: Welche Leistungen sollen ausgeschrieben werden? Soll das Verfahren in Losen durchgeführt werden? Welche Vergabeart ist die richtige?

Leistungsverzeichnis-Erstellung
Gemeinsam entwickeln wir ein fachlich präzises und rechtlich sicheres Leistungsverzeichnis, das alle relevanten FM-Leistungen detailliert beschreibt und gleichzeitig Spielraum für innovative Lösungen lässt.

Verfahrensbegleitung
Während des gesamten Ausschreibungsverfahrens stehen wir als fachlicher Ansprechpartner zur Verfügung – von der Beantwortung Bieteranfragen bis zur Unterstützung bei der Angebotsauswertung.

Rechtliche Absicherung
Wir sorgen für die Einhaltung der relevanten Vergabevorschriften und helfen, Verfahrensfehler zu vermeiden, die zu Nachprüfungen oder Schadensersatzansprüchen führen könnten.

Der Beratungsprozess im Detail

Phase 1: Analyse und Strategieentwicklung

• Bestandsaufnahme der aktuellen Situation
• Definition der Ausschreibungsziele
• Festlegung des Verfahrenswegs
• Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

Phase 2: Ausschreibungsvorbereitung

• Erstellung des Leistungsverzeichnisses
• Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien
• Ausarbeitung der Vergabeunterlagen
• Planung des Verfahrensablaufs

Phase 3: Verfahrensdurchführung

• Unterstützung bei der Bekanntmachung
• Begleitung der Bieterkommunikation
• Mitwirkung bei Meetings
• Fachliche Bewertung der Angebote

Phase 4: Zuschlag und Vertragsgestaltung

• Unterstützung bei der Vergabeentscheidung
• Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen
• Erstellung des Dienstleistungsvertrags
• Dokumentation des Verfahrens

Die häufigsten Herausforderungen und ihre Lösungen

Unklare Leistungsbeschreibungen
Durch unsere FM-Expertise stellen wir sicher, dass alle Leistungen präzise und vollständig beschrieben werden.

Komplexe Bewertungssysteme
Wir entwickeln transparente, nachvollziehbare Bewertungskriterien, die Preis und Qualität angemessen berücksichtigen.

Rechtliche Unsicherheiten
Unsere Erfahrung im Vergaberecht schützt vor kostspieligen Verfahrensfehlern.

Ungleiche Angebotsvergleiche
Durch standardisierte Ausschreibungsunterlagen ermöglichen wir faire und objektive Angebotsvergleiche.

Der Mehrwert professioneller Beratung

Wirtschaftliche Vorteile
Optimierte Ausschreibungen führen zu besseren Preisen und vermeiden Nachverhandlungen.

Zeiteffizienz
Erfahrene Berater beschleunigen den Ausschreibungsprozess erheblich.

Risikominimierung
Rechtssichere Verfahren schützen vor Nachprüfungen und Regressansprüchen.

Qualitätssicherung
Durch präzise Leistungsbeschreibungen erhalten Sie genau die Qualität, die Sie benötigen.

Wann ist externe Beratung besonders sinnvoll?

• Bei erstmaliger Ausschreibung komplexer FM-Leistungen
• Bei negativen Erfahrungen in früheren Verfahren
• Bei strategisch wichtigen oder hochwertigen Leistungen
• Bei unklaren rechtlichen Rahmenbedingungen
• Bei begrenzten internen Ressourcen

Nach der Ausschreibung: Übergang ins operative Geschäft
Eine gute Beratung endet nicht mit dem Zuschlag. Wir unterstützen Sie auch beim reibungslosen Übergang zum neuen Dienstleister und beim Aufbau eines effektiven Leistungscontrollings.