Über die FAFM | Fachvereinigung für öffentliches Facility Management

FAQ | Häufig gestellte Fragen:
klare Antworten aus der Praxis

In unseren FAQ beantworten wir die Fragen, die uns Kunden am häufigsten stellen. Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns direkt zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.

Betriebskosten-Prognose

Fachplanungs-Audit

Personalbedarfs-Analyse

Benchmarking & Leistungsvergleiche

Organisationsentwicklung

Kostenoptimierung

Vergabe- & Sourcing-Beratung

Personalgewinnung & Recruiting

Ab welcher Planungsphase ist eine Betriebskosten-Prognose sinnvoll?

Sobald die ersten Grundrisse vorliegen. Die Prognose liefert bereits in der Vorplanung entscheidende Wirtschaftlichkeitsvergleiche zwischen verschiedenen Projektvarianten und hilft bei der Wahl der kostengünstigsten Lösung über den gesamten Lebenszyklus.

Auf welcher Grundlage erstellen Sie die Prognose, schätzen Sie nur?

Nein, wir schätzen nicht. Unsere Prognose basiert auf einer detaillierten Analyse Ihrer konkreten Pläne (Grundrisse, Schnitte, Materialien) und der Anwendung branchenüblicher Benchmarks und Kennzahlen. Das Ergebnis ist eine datenbasierte Kalkulation, keine Schätzung.

Können wir die Prognose auch für die Budgetplanung und Ausschreibungen verwenden?

Unbedingt. Unsere Prognose liefert Ihnen belastbare Zahlen, die sich gegenüber der Rechnungsprüfung und politischen Gremien vertreten lassen. Sie dient als perfekte Grundlage für die künftige Budgetplanung und hilft dabei, präzise Pflichtenhefte für die Ausschreibung der Dienstleistungen zu erstellen.

Was passiert, wenn sich die Pläne während der Planung noch ändern?

Planungsänderungen sind normal. In einem solchen Fall aktualisieren wir die Prognose basierend auf den neuen Plänen. Wir bieten in der Regel an, die Prognose zu einem Festpreis anzupassen, sofern die grundlegende Rahmenanalyse bereits durchgeführt wurde.

Welche Kosten beinhaltet die Prognose genau?

Die Prognose umfasst die vollständigen Kosten für Reinigung und Unterhalt. Dazu zählen die Personalkosten aus den verschiedenen Bereichen Reinigung, technischer Unterhalt und Umgebungspflege, sowie Zusatzkosten für Reinigungsmittel, Maschinen usw.

Wir haben bereits ein Gebäude in Betrieb. Können Sie auch hierfür eine Prognose erstellen?

Ja, allerdings nennen wir das dann eher eine Personalbedarfs-Analyse oder ein Benchmarking. Wir analysieren den Ist-Zustand und identifizieren Einsparpotenziale. Weitere Infos finden Sie hier.

Warum sollte ich eine externe Prognose beauftragen? Unser Architekt kann das doch auch einschätzen.

Architekten sind Experten für die Gestaltung und Konstruktion. Wir sind Spezialisten fürs Facility Management. Unser gesamter Fokus liegt auf der Frage, wie sich Planungsentscheide auf die laufenden Kosten auswirken. Diese spezifische FM-Expertise bringt ein Architekt in der Regel nicht mit.

Was ist der konkrete Nutzen eines FM-Fachplanungs-Audits für uns als Bauherr?

Das Audit identifiziert bereits in der Planungsphase versteckte Kostentreiber und betriebliche Schwachstellen. Sie erhalten konkrete, priorisierte Handlungsempfehlungen, um Ihren Neubau von Anfang an wirtschaftlicher zu betreiben und spätere Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

Welche konkreten Planungsunterlagen prüfen Sie im Audit?

Wir analysieren die relevanten Unterlagen für die Betriebseffizienz, insbesondere Grundrisse, Schnitte, Raum- und Materiallisten sowie technische Detailzeichnungen. Entscheidend ist, dass wir diese aus der Perspektive des späteren Gebäudebetriebs bewerten.

Erhalten wir konkrete Handlungsempfehlungen?

Ja, Sie erhalten einen detaillierten Report mit priorisierten Optimierungsvorschlägen und konkreten Umsetzungsempfehlungen.

Wie unterscheidet sich das Audit von einer Betriebskostenprognose?

Das Audit identifiziert und bewertet konkrete Optimierungspotenziale in den Plänen, während die Prognose die daraus resultierenden Kosten quantifiziert.

Können Sie auch bestehende Gebäude auditierten?

Ja, wir bieten auch Bestandsaudits an, die Optimierungspotenziale im laufenden Betrieb identifizieren.

Welche konkreten Schritte umfasst eine Personalbedarfs-Analyse?

Wir erfassen zunächst alle FM-Tätigkeiten, ermitteln den Zeitaufwand pro Aufgabe, vergleichen Soll- und Ist-Bedarf und entwickeln einen massgeschneiderten Umsetzungsplan mit konkreten Handlungsempfehlungen.

Wie lange dauert eine solche Analyse typischerweise?

In der Regel dauert dies ca. 4-8 Wochen, abhängig von der Grösse Ihreres Betriebs und der Komplexität Ihrer FM-Strukturen.

Können wir die Analyse auch nur für Teilbereiche durchführen?

Ja, viele Kunden starten mit Pilotbereichen wie Technisches Gebäudemanagement oder Reinigungsdienstleistungen, bevor sie die Analyse auf das gesamte FM ausweiten.

Wie wird sichergestellt, dass die Ergebnisse praxistauglich sind?

Unsere Berechnungen basieren auf branchenüblichen Kennzahlen, die wir kontinuierlich aktualisieren. Zudem beziehen wir Ihre Mitarbeiter aktiv in den Prozess ein und validieren alle Zwischenschritte.

Welche Kennzahlen vergleichen Sie beim FM-Benchmarking?

Wir vergleichen alle relevanten KPIs: Kosten pro Quadratmeter, Personalaufwand, Instandhaltungskosten, Energiekennzahlen und Service-Levels, immer angepasst an Ihre spezifische Einrichtungsart.

Mit wem werden unsere Daten verglichen?

Ausschliesslich mit anonymisierten Daten vergleichbarer Einrichtungen (Städte, Gemeinden Genossenschaften, soziale Träger) in ähnlicher Grösse und mit vergleichbarem Liegenschaftsportfolio.

Wie aktuell sind die Vergleichsdaten?

Unsere Benchmarking-Datenbank wird quartalsweise aktualisiert und umfasst ausschliesslich Daten der letzten 5 Jahre für relevante Vergleiche.

Was passiert, wenn wir deutlich vom Branchendurchschnitt abweichen?

Wir analysieren die Abweichungen systematisch, identifizieren die Ursachen und entwickeln mit Ihnen einen konkreten Massnahmenplan zur schrittweisen Optimierung.

Woran erkenne ich, dass meine FM-Organisation optimierungsbedürftig ist?

Typische Anzeichen sind: unklare Verantwortlichkeiten, lange Entscheidungswege, häufige Konflikte mit anderen Abteilungen und fehlende Standards für wichtige Prozesse.

Wie binden Sie unsere Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess ein?

Durch regelmässige Workshops, Interviews und Feedback-Schleifen. Die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter sind die wertvollste Grundlage für nachhaltige Verbesserungen.

Wie lange dauert eine Organisationsentwicklung typischerweise?

Die Dauer hängt vom Umfang ab. Eine grundlegende Analyse benötigt 1-2 Monate, die vollständige Implementierung mit Begleitung dauert meist 6-12 Monate oder mehrere Jahre, je nach Personalbestand.

Welche konkreten Ergebnisse erhalte ich?

Sie erhalten ein klares Zielmodell Ihrer Organisation, dokumentierte Prozesse, Stellenbeschreibungen und einen umsetzungsorientierten Fahrplan für die Transformation.

In welchen Bereichen finden sich typischerweise die grössten Einsparpotenziale?

Häufig bei Personalkosten, Material, Energieverbräuchen, Reinigungsprozessen und Instandhaltungsstrategien. Oft lassen sich auch durch optimierte Ausschreibungen signifikante Einsparungen realisieren.

Beeinträchtigt Kostenoptimierung die Servicequalität?

Im Gegenteil. Durch die Beseitigung von Ineffizienzen und die Optimierung von Prozessen verbessern wir in der Regel sogar die Qualität bei gleichzeitiger Kostensenkung.

Wie wird sichergestellt, dass Einsparungen nachhaltig wirken?

Durch die Einführung von Monitoring-Systemen, klaren Prozessstandards und regelmässigen Kontrollen. Zudem schulen wir Ihre Mitarbeiter in den neuen Abläufen.

Setzen Sie bei der Kostenoptimierung auf Personalabbau?

Nein. Unser Fokus liegt auf optimaler Personaleinteilung, langfristiger Planung, smarterer Ressourcennutzung und effizienteren Arbeitsabläufen. Personalabbau durch Kündigungen ist nur im äussersten Notfall eine Option.

Ab welchem Auftragswert ist eine professionelle Ausschreibung sinnvoll?

Grundsätzlich ab jedem Volumen, da bereits bei kleineren Aufträgen durch klare Leistungsbeschreibungen bis zu 20% eingespart werden können. Besonders empfehlenswert ist sie jedoch ab 50 TCHF Jahresvolumen.

Können Sie auch bei bereits laufenden Verträgen optimieren?

Ja, wir analysieren bestehende Verträge auf Nachverhandlungsoptionen, prüfen Anpassungsklauseln und unterstützen bei der Vorbereitung von Vertragsverlängerungen.

Wie finden Sie die richtigen Dienstleister für unsere spezifischen Anforderungen?

Durch unsere branchenspezifische Anbieterdatenbank, gezieltes Marktscreening und die präzise Formulierung Ihrer Anforderungen im Leistungsverzeichnis.

Welche Vorteile hat eine professionelle Vergabeberatung gegenüber einer eigenen Ausschreibung?

Sie sparen Zeit, erhalten bessere Konditionen, vermeiden rechtliche Risiken und sichern sich langfristig stabile Servicequalität durch die Auswahl des optimalen Partners.

Wie helfen Sie uns, die richtigen Kandidaten zu finden?

Wir entwickeln mit Ihnen ein klares Anforderungsprofil, nutzen unsere branchenspezifischen Netzwerke und führen eine gezielte, mehrstufige Auswahl durch, inklusive fachlicher Bewertung der Bewerber.

Welche Rolle spielt die Lohnfrage in Ihrem Recruiting-Prozess?

Eine zentrale. Wir ermitteln marktübliche Gehälter für Ihre Region und Position und beraten Sie zu einer attraktiven, aber wirtschaftlichen Vergütungsstruktur.

Wie lange dauert es in der Regel, bis Sie geeignete Kandidaten präsentieren?

In der Regel können wir Ihnen innerhalb von 2-3 Wochen erste qualifizierte Kandidaten vorstellen. Der gesamte Prozess bis zur Vertragsunterschrift dauert durchschnittlich 4-6 Wochen.

Was unterscheidet Ihr Recruiting von einer Standard-Personalvermittlung?

Unser FM-spezifisches Fachwissen ermöglicht uns, nicht nur die fachliche Eignung, sondern auch die kulturelle Passgenauigkeit der Kandidaten für den öffentlichen Sektor besser einzuschätzen.

Ihr strategischer Partner für öffentliches & NPO Facility Management

Weil öffentliche Betriebe einen anderen Ansatz verdienen

Im öffentlichen Sektor geht es nie um reine Gewinnmaximierung, sondern um Verantwortung: Verantwortung für öffentliche Mittel, für Mitarbeitende und für die Qualität der Services.

Sozialverträgliche Wirtschaftlichkeit

Faktenbasierte Entscheidungen

Neutrale Kundenberatung

Nachhaltige Lösungen

Die gebündelte Kompetenz für Ihr Facility Management

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Ab welcher Planungsphase ist eine Betriebskosten-Prognose sinnvoll?

Auf welcher Grundlage erstellen Sie die Prognose, schätzen Sie nur?

Können wir die Prognose auch für die Budgetplanung und Ausschreibungen verwenden?

Was passiert, wenn sich die Pläne während der Planung noch ändern?

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Wir haben bereits ein Gebäude in Betrieb. Können Sie auch hierfür eine Prognose erstellen?

Warum sollte ich eine externe Prognose beauftragen? Unser Architekt kann das doch auch einschätzen.

Was ist der konkrete Nutzen eines FM-Fachplanungs-Audits für uns als Bauherr?

Welche konkreten Planungsunterlagen prüfen Sie im Audit?

Erhalten wir konkrete Handlungsempfehlungen?

Wie unterscheidet sich das Audit von einer Betriebskostenprognose?

Können Sie auch bestehende Gebäude auditierten?

Welche konkreten Schritte umfasst eine Personalbedarfs-Analyse?

Wie lange dauert eine solche Analyse typischerweise?

Können wir die Analyse auch nur für Teilbereiche durchführen?

Wie wird sichergestellt, dass die Ergebnisse praxistauglich sind?

Welche Kennzahlen vergleichen Sie beim FM-Benchmarking?

Mit wem werden unsere Daten verglichen?

Wie aktuell sind die Vergleichsdaten?

Was passiert, wenn wir deutlich vom Branchendurchschnitt abweichen?

Woran erkenne ich, dass meine FM-Organisation optimierungsbedürftig ist?

Wie binden Sie unsere Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess ein?

Wie lange dauert eine Organisationsentwicklung typischerweise?

Welche konkreten Ergebnisse erhalte ich?

In welchen Bereichen finden sich typischerweise die grössten Einsparpotenziale?

Beeinträchtigt Kostenoptimierung die Servicequalität?

Wie wird sichergestellt, dass Einsparungen nachhaltig wirken?

Setzen Sie bei der Kostenoptimierung auf Personalabbau?

Ab welchem Auftragswert ist eine professionelle Ausschreibung sinnvoll?

Können Sie auch bei bereits laufenden Verträgen optimieren?

Wie finden Sie die richtigen Dienstleister für unsere spezifischen Anforderungen?

Welche Vorteile hat eine professionelle Vergabeberatung gegenüber einer eigenen Ausschreibung?

Wie helfen Sie uns, die richtigen Kandidaten zu finden?

Welche Rolle spielt die Lohnfrage in Ihrem Recruiting-Prozess?

Wie lange dauert es in der Regel, bis Sie geeignete Kandidaten präsentieren?

Was unterscheidet Ihr Recruiting von einer Standard-Personalvermittlung?

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