Die richtige CAFM-Software: Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt

Die Auswahl einer CAFM-Software ist eine strategische Weichenstellung für Ihr Gebäudemanagement. Bei der grossen Anzahl an Lösungen geht es nicht darum, die "beste" Software zu finden, sondern diejenige, die optimal zu Ihren Prozessen, Ihrer Organisation und Ihren langfristigen Zielen passt. Ein Fokus auf die grundlegenden Kriterien jenseits des Feature-Vergleichs führt zur richtigen Entscheidung.

Die strategische Vorbereitung: Der Blick nach innen

Bevor Sie den Markt analysieren, müssen Sie Ihre eigenen Anforderungen klar definieren.

• Prozessverständnis: Wo liegen Ihre grössten Herausforderungen? In der ungeplanten Instandhaltung, der mangelnden Dokumentation oder der Koordination mit Dienstleistern?
• Zieldefinition: Was soll die Software primär erreichen? Senkung der Betriebskosten, Steigerung der Produktivität oder Verbesserung der Datenqualität?
• Anforderungskatalog: Erstellen Sie eine priorisierte Liste mit "Must-Haves", "Should-Haves" und "Nice-to-Haves". Dies dient als roter Faden für die Evaluation.

Fünf entscheidende Kriterien für die Auswahl

1. Flexibilität und Anpassbarkeit: Wie gut lässt sich die Software an Ihre bestehenden Prozesse anpassen, ohne aufwändige Individualentwicklungen? Eine konfigurierbare Plattform ist oft nachhaltiger als eine starre Standardlösung.
2. Benutzerfreundlichkeit: Die Software wird nur genutzt, wenn sie intuitiv bedienbar ist – besonders für mobile Nutzer wie Hauswarte. Eine steile Lernkurve ist entscheidend für die Akzeptanz.
3. Schnittstellenfähigkeit: Die Anbindung an bestehende Systeme wie ERP, Buchhaltung oder E-Mail ist essenziell für effiziente Workflows. Fragen Sie nach der Offenheit der Schnittstellen (APIs).
4. Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit: Wächst die Lösung mit Ihren Anforderungen mit? Achten Sie auf eine moderne Technologiebasis (Cloud, Mobile) und eine aktive Weiterentwicklung.
5. Der Anbieter als Partner: Bewerten Sie nicht nur die Software, sondern auch das Unternehmen dahinter. Referenzen, Support-Qualität und Branchenknow-how in der Schweiz sind wichtige Indikatoren für eine langfristig erfolgreiche Partnerschaft.

Ein strategischer Ratschlag

Der Auswahlprozess ist komplex. Im Zweifelsfall oder bei fehlenden internen Ressourcen kann die Beiziehung eines unabhängigen Beraters sinnvoll sein. Ein solcher Experte bringt Marktkenntnis und Methodenerfahrung mit, hilft bei der Anforderungsanalyse und unterstützt bei der neutralen Bewertung der Anbieter, um eine objektive Entscheidung im Sinne Ihrer strategischen Ziele zu treffen.