Facility Management Audit: Der Schritt-für-Schritt-Leitfaden für öffentliche und gemeinnützige Einrichtungen

Barbara Rütimann
Betriebsökonomin FH in Facility Management
Durchführung eines Facility Management Audits in öffentlichen Einrichtungen

Ein Facility Management Audit ist das wirkungsvollste Instrument, um Schwachstellen in Ihren Liegenschaften aufzudecken und Optimierungspotenziale systematisch zu identifizieren. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein FM-Audit in Ihrer Gemeinde, Stadt, Genossenschaft oder sozialen Einrichtung erfolgreich planen, durchführen und nachhaltige Verbesserungen ableiten.

Was ist ein Facility Management Audit?

Ein FM-Audit ist eine systematische Untersuchung aller gebäudetechnischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Abläufe in Ihren Liegenschaften. Es geht über eine reine Inspektion hinaus und bewertet die Effizienz Ihrer gesamten FM-Prozesse, von der Reinigung über die Instandhaltung bis zum Energiemanagement.

Wann ist ein FM-Audit sinnvoll?

  • Bei unklaren Kostentreibern
  • Vor Budgetverhandlungen
  • Bei Qualitätsproblemen mit Dienstleistern
  • Vor strategischen Weichenstellungen
  • Bei Übernahme neuer Liegenschaften

Die 5 Phasen eines erfolgreichen FM-Audits

  1. Vorbereitung und Zieldefinition
    Klären Sie: Was soll das Audit erreichen? Welche Bereiche werden untersucht?
  2. Datenanalyse und Vor-Ort-Begehung
    Prüfen Sie Dokumentation, führen Sie Interviews und inspizieren Sie die Liegenschaften.
  3. Bewertung und Gap-Analyse
    Vergleichen Sie Ist-Zustand mit Soll-Vorgaben und Branchenstandards.
  4. Berichterstellung und Massnahmenplanung
    Dokumentieren Sie Ergebnisse und leiten Sie konkrete Handlungsempfehlungen ab.
  5. Umsetzungsbegleitung und Monitoring
    Setzen Sie Verbesserungen um und kontrollieren Sie die Wirkung.

Die häufigsten Audit-Ergebnisse in öffentlichen Einrichtungen

  • Unentdeckte Ineffizienzen in Reinigungsprozessen
  • Ungenutzte Einsparpotenziale bei Energiekosten
  • Unklare Verantwortlichkeiten bei Instandhaltungsaufgaben
  • Lücken in der technischen Dokumentation

So nutzen Sie die Audit-Ergebnisse optimal

Ein FM-Audit liefert Ihnen die argumentative Basis für Budgetverhandlungen, die Grundlage für Dienstleister-Ausschreibungen und den Fahrplan für Ihre FM-Strategie der nächsten Jahre.

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