Make or Buy Analyse im Facility Management: Die systematische Entscheidungsgrundlage

Einleitung: Die fundamentale Entscheidung
Die Make or Buy Analyse stellt das strukturierte Verfahren dar, um für jede Facility Management Leistung die optimale Erbringungsform zu bestimmen. Diese systematische Entscheidungsmethodik hilft öffentlichen und gemeinnützigen Betrieben, die wirtschaftlichste und strategisch sinnvollste Lösung für jede FM-Dienstleistung zu finden.

Das Grundkonzept: Make or Buy verstehen
Im Kern geht es um die Abwägung zwischen interner Leistungserstellung ("Make") und externem Bezug ("Buy"). Während "Make" die Eigenleistung durch eigene Mitarbeiter beschreibt, umfasst "Buy" die Vergabe an externe Dienstleister. Die Analyse betrachtet dabei weit mehr als nur die direkten Kosten.

Die entscheidenden Bewertungskriterien

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Neben den direkten Kosten werden indirekte Kostenfaktoren systematisch erfasst: Personalkosten, Infrastrukturkosten, Gemeinkosten, Kapitalbindung und Transaktionskosten. Entscheidend ist die Betrachtung der Total Cost of Ownership über den gesamten Lebenszyklus.

Strategische Relevanz
Kernkompetenzen und strategisch kritische Leistungen werden identifiziert. Leistungen mit hohem Kundeneinfluss oder besonderem Differenzierungspotenzial verdienen besondere Beachtung bei der Make-Entscheidung.

Qualitäts- und Risikoaspekte
Die Analyse bewertet Qualitätssicherung, Fachkenntnis, Flexibilität und Betriebsrisiken. Besonderes Augenmerk gilt der langfristigen Leistungsfähigkeit und der Abhängigkeit von externen Partnern.

Operative Umsetzbarkeit
Praktische Faktoren wie vorhandene Kapazitäten, Know-how, räumliche Gegebenheiten und bestehende Verträge fliessen in die Bewertung ein.

Der strukturierte Analyseprozess

Phase 1: Leistungsidentifikation und -abgrenzung
Klare Definition der zu analysierenden FM-Leistungen mit detaillierten Leistungsbeschreibungen und Abgrenzungen zu anderen Dienstleistungen.

Phase 2: Datenerhebung und Ist-Analyse
Umfassende Erfassung aller relevanten Kosten, Kapazitäten, Qualitätskennzahlen und Prozessabläufe für beide Varianten.

Phase 3: Wirtschaftlichkeitsvergleich
Detaillierte Gegenüberstellung aller Kostenpositionen unter Berücksichtigung von Einmalinvestitionen, laufenden Kosten und Opportunitätskosten.

Phase 4: Strategische Bewertung
Analyse der strategischen Bedeutung, Risikobewertung und Flexibilitätsaspekte für jede Leistung.

Phase 5: Gesamtbewertung und Entscheidungsempfehlung
Zusammenführung aller Analyseergebnisse in einer gewichteten Gesamtbewertung mit klarer Handlungsempfehlung.

Die typischen Entscheidungsszenarien

Klare Make-Entscheidung
Bei Kernkompetenzen, hoher strategischer Bedeutung, bestehendem Spezial-Know-how und unwirtschaftlichen Beschaffungsmärkten.

Klare Buy-Entscheidung
Bei standardisierbaren Leistungen, volatilen Anforderungen, fehlendem internem Know-how und wirtschaftlichen Beschaffungsmärkten.

Hybride Lösungen
Bei Teilleistungen, die sich für unterschiedliche Erbringungsformen eignen, oder bei strategischen Partnerschaften.

Die häufigsten Analysefehler vermeiden

Kostenbetrachtung zu oberflächlich
Vernachlässigung indirekter Kosten und langfristiger Kosteneffekte führt zu verzerrten Ergebnissen.

Strategische Aspekte unterschätzen
Reine Kostenorientierung ohne Berücksichtigung strategischer Implikationen kann langfristig nachteilig sein.

Interne Kapazitäten überschätzen
Realistische Einschätzung der eigenen Leistungsfähigkeit ist essentiell für brauchbare Ergebnisse.

Umsetzungsaspekte vernachlässigen
Die Analyse muss die praktische Umsetzbarkeit der Empfehlung berücksichtigen.

Vom Analyseergebnis zur Umsetzung
Eine erfolgreiche Make or Buy Analyse mündet in einen konkreten Umsetzungsplan mit klarem Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen. Unabhängig von der Entscheidung ist ein kontinuierliches Monitoring der Ergebnisse unverzichtbar.