Planungsrisiko Gebäudebetrieb: So schätzen Sie den Personalbedarf für Ihren Neubau richtig ein

Von der Schätzung zur Sicherheit: Den künftigen Personalbedarf präzise planen

Die Frage nach dem künftigen Personalbedarf für Reinigung und Unterhalt gehört zu den grössten Unsicherheiten in der Planung öffentlicher Gebäude. Eine falsche Einschätzung kann schwerwiegende Folgen haben. Wenn nach der Inbetriebnahme Personal fehlt, führt dies unweigerlich zu hygienischen Problemen und einem schnellen Verschleiß der wertvollen Bausubstanz. Die gegenteilige Situation, in der unnötige Stellen geschaffen werden, belastet den Haushalt dauerhaft mit vermeidbaren Personalkosten. Die gute Nachricht ist: Beide Szenarien sind vermeidbar.

Die Grenzen der intuitiven Schätzung überwinden

Es ist verlockend, sich auf Erfahrungswerte und grobe Schätzungen zu verlassen. Doch diese Ansätze reichen selten aus, um einen wirklich präzisen Personalbedarf zu ermitteln. Jedes Gebäude ist ein Unikat mit einer eigenen Charakteristik, unterschiedliche Raumgrössen, spezifische Oberflächen, variierende Nutzungsintensitäten und komplexe Grundrisse spielen zusammen. Was für eine Schule funktioniert, kann für ein Verwaltungsgebäude völlig unpassend sein. Die Intuition allein, so wertvoll sie sein mag, führt hier fast zwangsläufig zu Fehleinschätzungen, da sie die spezifischen Gegebenheiten des Neubaus nicht systematisch erfassen kann.

Der Weg zu einer belastbaren Kalkulation

Um Planungssicherheit zu gewinnen, bedarf es einer methodisch fundierten Herangehensweise. Eine zuverlässige Personalbedarfsplanung stützt sich daher auf zwei wesentliche Säulen: standardisierte Kalkulationsmethoden und eine gründliche Analyse der Gebäudedaten.

Anerkannte Methoden oder branchenübliche Benchmarks bieten ein wissenschaftlich fundiertes Gerüst. Sie berücksichtigen systematisch Faktoren wie die Art der Flächen, die zu erwartende Verschmutzungsintensität und die erforderlichen Reinigungsintervalle. Der entscheidende Schritt ist, dass diese Richtwerte nicht einfach pauschal angewendet, sondern präzise auf den konkreten Grundriss und die geplanten Materialien Ihres Neubaus zugeschnitten werden.

Diese datenbasierte Herangehensweise verwandelt die Personalplanung von einer Spekulation in eine nachvollziehbare Kalkulation. Das Ergebnis gibt Ihnen nicht nur eine definitive Zahl an die Hand, sondern vor allem die Sicherheit, diese auch gegenüber Budgetgremien und der internen Revision klar begründen zu können.

Die strategische Rolle der FM-Planung in der frühen Phase

Die eigentliche Chance liegt darin, diesen Kalkulationsprozess nicht erst kurz vor der Fertigstellung zu starten, sondern bereits in der entscheidenden Phase der Entwurfsplanung. Genau in diesem Stadium sind Grundrisse und Materialwahl noch formbar und können beeinflusst werden.

Ein Facility-Management-Experte kann bereits anhand der Pläne erkennen, ob ein Gebäudegrundriss besonders reinigungsintensiv ist oder ob die ausgewählten Oberflächen einen unverhältnismäßig hohen Pflegeaufwand erwarten lassen. Diese frühzeitige Analyse ermöglicht es, die Weichen von Anfang an auf einen personaloptimierten Betrieb zu stellen und das, bevor die wesentlichen Bauentscheidungen endgültig getroffen und nur noch mit hohem Aufwand zu korrigieren sind.

Fazit: Von der Unsicherheit zur kalkulierten Gewissheit

Die Frage nach dem Personalbedarf muss keine undurchdringliche Blackbox sein. Mit systematischen Methoden und der Integration der richtigen Expertise zum richtigen Zeitpunkt wird aus einem grossen Planungsrisiko eine kalkulierbare Grösse. Dies schafft nicht nur die dringend benötigte Kostensicherheit, sondern auch die Gewissheit, dass Ihr Neubau vom ersten Tag an reibungslos, hygienisch einwandfrei und wirtschaftlich nachhaltig betrieben werden kann.

Eine FM-Betriebskosten-Prognose bietet Ihnen genau diese Sicherheit. Sie liefert ein belastbares Fundament für Ihre Personalplanung, basierend auf Ihren eigenen Plänen und durchsichtigen, belegbaren Zahlen.